Warum sind Schlüsseldaten besonders schützenswert?
Weil sie zwei Arten von Risiken verbinden. Die Liste der Schlüsselinhaber enthält personenbezogene Daten von Mietern, Beschäftigten und Fremdfirmen und fällt unter die DSGVO. Schließplan und Sicherungskarte sind zusätzlich sicherheitskritisch: Wer sie kennt, weiß, welcher Schlüssel welche Türen öffnet, und kann bei manchen Anlagen Nachschlüssel bestellen.
Eine Excel-Datei auf einem gemeinsamen Laufwerk oder im Mail-Anhang erfüllt keinen dieser Ansprüche: Jeder mit Zugriff sieht alles, Änderungen sind nicht nachvollziehbar, Kopien bleiben unkontrolliert liegen.
Wo sollten die Daten gespeichert sein?
In der EU, am besten in Deutschland, bei einem Rechenzentrum mit anerkanntem Nachweis wie dem C5-Testat des BSI oder einer ISO-27001-Zertifizierung. Für Kommunen ist außerdem wichtig, welche Firmen als Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind und auf welcher Grundlage Daten gegebenenfalls in Drittländer gelangen. Diese Angaben gehören in den Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Wer darf was sehen?
Nicht jeder im Team braucht alles. Der Hausmeister braucht die Schlüssel seiner Objekte, nicht die Personalakte des Nachbarobjekts. Gute Software trennt deshalb nach Rollen und nach Objekten und prüft diese Rechte dort, wo die Daten liegen, also in der Datenbank. Eine Sperre nur in der Oberfläche lässt sich umgehen.
Mehrere Verwaltungen auf derselben Software dürfen voneinander nichts sehen. Diese Mandantentrennung sollte technisch erzwungen sein, nicht nur organisatorisch.
Wie wird die Anmeldung geschützt?
- Zwei-Faktor-Anmeldung: zusätzlich zum Passwort ein Code aus einer Authenticator-App, mindestens für Administratoren
- Schutz vor bekannten Passwörtern: Passwörter, die schon in Datenlecks aufgetaucht sind, werden abgelehnt
- Verschlüsselte Übertragung: jede Verbindung über TLS, auch auf dem Handy im Treppenhaus
Was muss nachvollziehbar sein?
Wer hat wann welchen Schlüssel erhalten und zurückgegeben, mit Unterschrift. Diese Einträge dürfen sich nachträglich nicht ändern lassen, sonst taugen sie bei einem Schlüsselverlust nicht als Nachweis. Dazu kommt ein Protokoll, wer Stammdaten geändert und wer Personendaten abgerufen hat. Das hilft bei Auskunftsanfragen nach der DSGVO und bei internen Prüfungen.
Wann müssen Daten gelöscht werden?
Wenn sie für den Zweck nicht mehr gebraucht werden, etwa einige Zeit nach dem Auszug eines Mieters und der Rückgabe aller Schlüssel. Die Frist legt der Verantwortliche fest. Software sollte sie einstellbar machen, die Löschung selbsttätig ausführen und belegen, was gelöscht wurde. Auch Sicherungskopien müssen nach einer festen Frist verfallen.
Prüfliste für den Datenschutzbeauftragten
- Speicherort und Rechenzentrum mit Nachweis (C5, ISO 27001)
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit Liste der Unterauftragsverarbeiter
- Technische und organisatorische Maßnahmen schriftlich
- Rollen und Rechte je Objekt, in der Datenbank geprüft
- Zwei-Faktor-Anmeldung, für Administratoren verpflichtend
- Unveränderliche Ausgabe-Historie mit Unterschrift
- Änderungs- und Abrufprotokoll
- Einstellbare Löschfristen mit Nachweis
- Vollständiger Export bei Vertragsende
Diese Seite gibt einen Überblick und ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.
So hilft Key-Task
Key-Task speichert Datenbank, Anmeldung und Dateien in Rechenzentren in Frankfurt am Main, verschlüsselt bei der Übertragung und im Speicher. Rollen und Objektrechte werden in der Datenbank geprüft, jede Verwaltung sieht nur ihre eigenen Daten. Zwei-Faktor-Anmeldung lässt sich für Administratoren zur Pflicht machen. Ausgaben und Quittungen sind unveränderlich, Änderungen und Abrufe werden protokolliert, Löschfristen laufen automatisch. Vertrag zur Auftragsverarbeitung, technische Maßnahmen und Liste der Unterauftragsverarbeiter erhalten Sie für Ihren Datenschutzbeauftragten auf Anfrage.