Was eine Hausverwaltungssoftware bei Schlüsseln meist nicht abdeckt
Gängige Programme für Hausverwaltungen sind auf Buchhaltung, Abrechnung, Mieterkommunikation und Vorgänge ausgelegt. Schlüssel tauchen dort, wenn überhaupt, als Freitext oder Notiz auf. Es fehlen:
- der Schließplan mit Türen, Zylindern und Schlüsselgruppen
- die Ausgabe einzelner Schlüssel mit Unterschrift und Rückgabefrist
- die Frage, welche Türen nach einem Schlüsselverlust betroffen sind
- die Sicherungskarte und die Bestellung von Nachschlüsseln und Zylindern
In der Praxis landet das dann im Schlüsselbuch, in einer Excel-Liste oder im Kopf des Hausmeisters.
Warum eine eigene Schlüsselverwaltung als Ergänzung?
Schlüssel und Schließanlagen sind ein eigenes Fachgebiet. Jede Anlage hat einen Hersteller, ein System, einen Schließplan und eine Sicherungskarte. Wer das sauber führen will, braucht eine Lösung, die genau diese Struktur kennt. Ein Verwaltungsprogramm, das alles abdecken soll, bildet sie selten ab.
Die Arbeitsteilung ist einfach: Mieter, Verträge und Abrechnung bleiben in Ihrer Hausverwaltungssoftware. Schließplan, Schlüssel, Ausgaben und Nachbestellungen führen Sie in der Schlüsselverwaltung.
Wie kommen die Daten in die Schlüsselverwaltung?
- Objekte und Personen: per Excel-Import aus der Liste, die Ihr Verwaltungsprogramm ohnehin ausgibt
- Schließanlage: selbst anlegen, aus einer Excel-Datei übernehmen oder über die Sicherungskarte beim Hersteller anfordern lassen
- Bestehende Schlüssellisten: aus dem Schlüsselbuch oder der Excel-Liste importieren
Was ändert sich im Alltag der Verwaltung?
| Aufgabe | Bisher | Mit Schlüsselverwaltung |
|---|---|---|
| Einzug | Übergabeprotokoll auf Papier | Ausgabe mit Unterschrift auf dem Handy, PDF in der Akte |
| Handwerker | Schlüssel gegen Zettel | Ausgabe mit Frist, Erinnerung per E-Mail |
| Verlust | Schließplan suchen, Hersteller fragen | betroffene Türen sofort sichtbar, Ersatz mit Richtpreis |
| Nachschlüssel | Karte suchen, Händler anrufen | Bestellung aus der Anlage heraus |
| Verwalterwechsel | Ordner und Schlüsselkästen zählen | Akte übergeben |
Worauf Hausverwaltungen bei der Auswahl achten sollten
- herstellerübergreifend: DOM, BKS, KESO, IKON, CES, dormakaba und weitere in einer Oberfläche
- Abrechnung nach Objekten, nicht nach Schlüsseln
- Rollen für Verwaltung, Sachbearbeitung und Hausmeister
- Server in Deutschland, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Anmeldung mit zweitem Faktor
- läuft im Browser, ohne Installation neben dem bestehenden Programm
Mehr dazu auf der Seite Schlüsselverwaltung Software und im Ratgeber Schlüsselverwaltung in der Hausverwaltung.
So hilft Key-Task
Key-Task ist die Schlüsselverwaltung für Hausverwaltungen, entwickelt von einem Fachhandel für Schließanlagen. Sie läuft im Browser neben Ihrer Hausverwaltungssoftware, die Daten liegen verschlüsselt in Frankfurt. Ein Objekt mit bis zu 50 Schlüsseln ist dauerhaft kostenlos, danach zahlen Sie nach Objekten.
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