Schlüsselquittung, Schlüsselprotokoll, Übergabeprotokoll: was ist der Unterschied?
Die Begriffe werden oft gleich verwendet. In der Praxis hat sich diese Trennung bewährt:
| Form | Inhalt | Passt für |
|---|---|---|
| Schlüsselquittung | Empfänger, Schlüssel, Anzahl, Unterschrift | Einzelne Schlüssel, kurze Ausgaben |
| Schlüsselprotokoll | Fortlaufende Liste aller Ausgaben und Rückgaben | Schlüsselschrank, Hausmeister, Empfang |
| Übergabeprotokoll | Beide Parteien, alle Schlüssel mit Türen, Rückgabe | Mieterwechsel, Mitarbeiter, größere Übergaben |
Was muss auf einer Schlüsselquittung stehen?
- Objekt und Datum
- Name des Empfängers, bei Firmen die Firma oder Abteilung
- Schlüsselnummer oder Bezeichnung und Anzahl
- Optional: welche Türen der Schlüssel schließt, Rückgabe bis
- Bestätigungssatz und Unterschrift
Der Bestätigungssatz sollte auch die Pflichten nennen: Verlust sofort melden, Schlüssel nicht weitergeben.
Wann ist ein Schlüsselprotokoll sinnvoll?
Wo Schlüssel täglich hin und her gehen, etwa am Empfang, beim Hausmeister oder in der Schule, ist ein fortlaufendes Schlüsselprotokoll übersichtlicher als einzelne Quittungen. Jede Ausgabe ist eine Zeile mit Datum, Schlüssel, Name, Rückgabefrist und Rückgabedatum. Eine fertige Tabelle dafür finden Sie bei der Schlüsselliste für Excel.
Wie lange bewahrt man Schlüsselquittungen auf?
Mindestens so lange, wie der Schlüssel ausgegeben ist. Nach der Rückgabe ist die Quittung erledigt. Bei Mietverhältnissen und Arbeitsverhältnissen ist es üblich, sie bis zur endgültigen Abwicklung aufzuheben.
So hilft Key-Task
Key-Task ersetzt Quittung und Protokoll in einem Schritt: Bei jeder Ausgabe unterschreibt der Empfänger auf dem Handy, Key-Task führt das Protokoll fortlaufend und zeigt jederzeit, welche Schlüssel gerade draußen sind und bei wem.
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