Welche Funktionen braucht eine Schlüsselverwaltung?
- Bestand und Schließplan: Schlüssel, Zylinder und Türen verknüpft
- Ausgabe und Rückgabe mit digitaler Unterschrift und Protokoll als PDF
- Erinnerungen an fällige Rückgaben
- Verlustmeldung mit Anzeige der betroffenen Türen
- Inventur mit Abgleich gegen den Bestand
- Rollen und Rechte, wenn mehrere Personen ausgeben
- Mehrere Objekte in einer Oberfläche
Was bringt digitale Schlüsselverwaltung gegenüber Excel?
Excel kennt den Bestand, aber nicht den Menschen. Eine Software verbindet beides: Wer einen Schlüssel ausgibt, sieht sofort, welche Türen er öffnet, und der Empfänger unterschreibt auf dem Handy oder Tablet. Rückgabefristen laufen nicht mehr unbemerkt ab, und bei einem Verlust ist die Frage „was müssen wir tauschen?“ in Sekunden beantwortet. Einen genauen Vergleich gibt es auf der Seite Schlüsselbuch und Excel.
Schlüsselverwaltung als App oder im Browser?
Für die Ausgabe vor Ort ist das Handy am praktischsten. Eine Lösung, die im Browser läuft, braucht keine Installation und funktioniert gleichermaßen auf PC, Tablet und Handy. Das ist für Verwaltungen und Kommunen oft einfacher, als eine App auf Diensthandys zu verteilen.
Worauf achten bei Datenschutz und Sicherheit?
Schließpläne und Ausgabedaten sind sensibel. Achten Sie auf Server in Deutschland oder der EU, verschlüsselte Übertragung und Speicherung, Anmeldung mit zweitem Faktor, Protokolle über Zugriffe und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Prüfliste steht im Ratgeber Datensicherheit in der Schlüsselverwaltung.
Was kostet eine Schlüsselverwaltung-Software?
Die Modelle unterscheiden sich: manche rechnen pro Schlüssel, manche pro Nutzer, manche pro Objekt. Für Hausverwaltungen ist die Abrechnung nach Objekten meist am besten planbar, weil die Zahl der Schlüssel je Haus stark schwankt. Kostenlose Einstiegspakete eignen sich, um die Software an einem echten Objekt zu testen.
Funktioniert die Software mit jeder Schließanlage?
Eine gute Schlüsselverwaltung ist herstellerunabhängig: DOM, BKS, KESO, IKON, CES oder dormakaba in einer Oberfläche, mechanisch und elektronisch. Die Software der Zylinderhersteller verwaltet dagegen meist nur das eigene System.
So hilft Key-Task
Key-Task ist eine Schlüsselverwaltung für Hausverwaltungen, Unternehmen und Kommunen, entwickelt von einem Fachhandel für Schließanlagen. Sie läuft im Browser, die Daten liegen verschlüsselt in Frankfurt. Ein Objekt mit bis zu 50 Schlüsseln ist dauerhaft kostenlos, danach zahlen Sie nach Objekten, nicht nach Schlüsseln.
Passend dazu