Schlüsselausgabe in fünf Schritten
- Berechtigung prüfen: Darf die Person diesen Bereich betreten? Reicht ein Schlüssel mit weniger Rechten?
- Schlüssel auswählen und die Schlüsselnummer notieren.
- Rückgabefrist festlegen, auch bei Mitarbeitern als Prüftermin.
- Unterschrift einholen auf Übergabeprotokoll oder Quittung.
- Im Schlüsselbuch eintragen, damit der Bestand stimmt.
Ausgabe an Mieter, Mitarbeiter und Handwerker
| Empfänger | Typische Frist | Worauf achten |
|---|---|---|
| Mieter | Ende des Mietverhältnisses | alle Schlüssel einzeln aufführen, auch Briefkasten und Keller |
| Mitarbeiter | Ende des Arbeitsverhältnisses, jährliche Prüfung | nach Rolle ausgeben, bei Wechsel anpassen |
| Handwerker, Dienstleister | Ende des Auftrags, oft derselbe Tag | nur nötige Bereiche, nie Generalschlüssel ohne Not |
| Vereine, Nutzer von Hallen | Saison oder Schuljahr | verantwortliche Person benennen |
Pfand oder Kaution für Schlüssel?
Ein Pfand erhöht die Bereitschaft, Schlüssel zurückzugeben, vor allem bei wechselnden Nutzern wie Vereinen oder Aushilfen. Es deckt aber selten den Schaden eines Zylindertauschs. Wichtiger ist eine dokumentierte Ausgabe mit Unterschrift und Frist.
Wie behält man den Überblick über ausgegebene Schlüssel?
Mit einer Liste, die bei jeder Ausgabe und Rückgabe sofort gepflegt wird, auf Papier, in Excel oder in einer Software. Entscheidend ist eine Ansicht „was ist gerade draußen?“, sortiert nach fälliger Rückgabe. Eine fertige Tabelle gibt es beim Schlüsselbuch für Excel.
So hilft Key-Task
In Key-Task wählen Sie den Schlüssel aus, der Empfänger unterschreibt auf dem Handy, die Rückgabefrist ist gesetzt. Ist die Frist abgelaufen, erinnert Key-Task automatisch per E-Mail, und die Übersicht zeigt jederzeit, was draußen ist und bei wem.
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