Schlüsselübergabeprotokoll: Vorlage und Muster

Wozu braucht man ein Schlüsselübergabeprotokoll?

Das Protokoll ist der Nachweis, dass Schlüssel übergeben wurden und in welchem Umfang. Fehlt später ein Schlüssel, zeigt es, wer ihn zuletzt hatte. Gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht, aber ohne Unterschrift steht im Streitfall Aussage gegen Aussage.

Besonders wichtig ist es bei Schließanlagen: Ein verlorener Schlüssel kann den Austausch mehrerer Zylinder nötig machen. Wer dokumentiert hat, welcher Schlüssel welche Türen schließt, kann den Schaden schnell eingrenzen.

Was gehört in ein Schlüsselübergabeprotokoll?

• Anlass: Einzug, Auszug, neuer Mitarbeiter, Handwerkerauftrag
• Objekt: Adresse, Wohnung oder Bereich
• Beide Beteiligten: Name, bei Firmen auch Firma oder Abteilung, Kontakt
• Jeder Schlüssel einzeln: Schlüsselnummer oder Bezeichnung, welche Türen er schließt, Anzahl, Zustand
• Weitere Medien: Transponder, Chipkarten, Garagen-Fernbedienungen
• Rückgabetermin, falls die Schlüssel nur auf Zeit ausgegeben werden
• Datum und Unterschrift beider Seiten

Die Schlüsselnummer steht meist eingeprägt auf dem Schlüsselkopf. Bei Schließanlagen ist sie die Verbindung zum Schließplan.

Schlüsselübergabe bei Einzug und Auszug

Beim Einzug bestätigt der Mieter, welche Schlüssel er erhalten hat. Beim Auszug zeigt derselbe Vordruck, ob alle zurückgekommen sind. Am einfachsten ist es, das Übergabeprotokoll zusammen mit dem Wohnungsübergabeprotokoll auszufüllen.

Hat der Mieter selbst Schlüssel nachmachen lassen, gehören diese ebenfalls zurück. Fehlt bei der Rückgabe ein Schlüssel, sollte das Protokoll das ausdrücklich festhalten, mit Bezeichnung und Anzahl. Was dann zu tun ist, steht auf der Seite Schlüssel verloren.

Schlüsselübergabe an Mitarbeiter

Im Betrieb dokumentiert das Protokoll, welche Bereiche ein Mitarbeiter betreten darf. Es wird bei Arbeitsbeginn unterschrieben und bei Austritt mit der Rückgabe abgeschlossen. Ändern sich Aufgaben, kommt ein neues Protokoll dazu, statt das alte zu überschreiben.

Bei Verlust haftet ein Arbeitnehmer nicht automatisch voll. Es gelten die Grundsätze der Arbeitnehmerhaftung, die sich nach dem Grad des Verschuldens richten. Umso wichtiger ist, dass die Ausgabe sauber dokumentiert ist.

Schlüssel für Handwerker und Dienstleister

Handwerker, Reinigungsfirmen oder Wartungsdienste bekommen Schlüssel oft nur für wenige Tage. Hier sind Rückgabetermin und Ansprechpartner wichtiger als bei Mietern. Bewährt hat sich: nur die Schlüssel ausgeben, die für den Auftrag nötig sind, und nie einen Generalschlüssel, wenn ein Gruppenschlüssel reicht.

Wie dokumentiert man die Rückgabe?

Die Rückgabe wird auf demselben Protokoll oder einer zweiten Seite bestätigt: Datum, Anzahl je Schlüssel, Zustand und Unterschrift. Unsere Vorlage hat dafür eine eigene Seite. Wird nur ein Teil zurückgegeben, gehört die Vereinbarung über die fehlenden Schlüssel gleich dazu.

Was gilt beim Datenschutz?

Das Protokoll enthält personenbezogene Daten. Erfassen Sie nur, was für die Übergabe nötig ist, und bewahren Sie die Protokolle so auf, dass nur Zuständige sie sehen. Nach der vollständigen Rückgabe werden sie nicht mehr dauerhaft gebraucht. Mehr dazu im Ratgeber Datensicherheit in der Schlüsselverwaltung.