Was gehört in ein Schlüsselbuch?
- Bestand: jede Schlüsselnummer mit Bezeichnung, welche Türen sie schließt, Anzahl und Aufbewahrungsort
- Ausgaben: Datum, Schlüssel, Anzahl, an wen, wofür, Rückgabe bis
- Rückgaben: Datum und Vermerk, ob vollständig
- Nachweis: Unterschrift oder Verweis auf das Übergabeprotokoll
So funktioniert die Excel-Vorlage
Die Vorlage hat zwei Blätter. Im Blatt „Schlüssel“ steht der Bestand. Im Blatt „Ausgaben“ kommt jede Ausgabe in eine Zeile, und mit dem Rückgabedatum ist sie erledigt. Die Spalten „Im Umlauf“ und „Im Bestand“ rechnen sich automatisch. Drei Beispielzeilen zeigen, wie es aussieht.
Schlüsselbuch, Excel oder Software?
| Papier | Excel | Software | |
|---|---|---|---|
| Kosten | keine | keine | ab 0 € |
| Unterschrift | ja | nein | ja, digital |
| Erinnerung an Rückgaben | nein | nein | ja |
| Bezug zum Schließplan | nein | von Hand | ja |
| Zugriff für mehrere Personen | ein Buch | Dateikonflikte | mit Rechten |
Für ein Objekt mit wenigen Schlüsseln reicht Excel. Sobald mehrere Personen ausgeben oder Schließanlagen dazukommen, spart eine Schlüsselverwaltung-Software Zeit.
Drei Regeln für ein gepflegtes Schlüsselbuch
- Jede Ausgabe sofort eintragen, nicht am Ende der Woche.
- Einmal im Jahr Inventur: Bestand zählen und mit der Liste vergleichen.
- Das Schlüsselbuch geschützt aufbewahren, denn es zeigt, wo die Generalschlüssel sind.
So hilft Key-Task
Key-Task ist das digitale Schlüsselbuch: Bestand, Ausgabe mit Unterschrift auf dem Handy, Erinnerung an Rückgaben, Inventur und Schließplan an einem Ort. Ihre bestehende Excel-Liste übernehmen Sie per Import. Ein Objekt mit bis zu 50 Schlüsseln ist dauerhaft kostenlos.
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