Wohnungsübergabeprotokoll: Vorlage für Einzug und Auszug

Wozu dient ein Wohnungsübergabeprotokoll, und ist es Pflicht?

Gesetzlich vorgeschrieben ist das Übergabeprotokoll nicht. Es ist aber der wichtigste Beweis, wenn später über Schäden, Zählerstände oder fehlende Schlüssel gestritten wird. Das Protokoll vom Einzug zeigt, welche Mängel schon da waren. Das Protokoll vom Auszug zeigt, was sich seitdem verändert hat.

Wer als Vermieter oder Verwalter ein Protokoll ohne Vorbehalt unterschreibt, kann sich später bei Mängeln, die bei der Übergabe erkennbar waren, in der Regel nur noch schwer darauf berufen. Sorgfalt bei der Begehung zahlt sich also aus.

Was gehört in das Übergabeprotokoll einer Wohnung?

• Anlass und Datum: Einzug oder Auszug, Tag der Übergabe
• Objekt: Adresse, Lage der Wohnung, mitvermietete Räume wie Keller, Speicher oder Stellplatz
• Beteiligte: Vermieter oder Verwaltung, Mieter, gegebenenfalls Zeugen; beim Auszug die neue Anschrift des Mieters
• Jeder Raum einzeln: Wände und Decken, Boden, Fenster und Türen, Ausstattung, jeweils mit Zustand und Mängeln
• Zählerstände mit Zählernummer
• Schlüssel mit Bezeichnung, Schlüsselnummer und Anzahl
• Vereinbarungen: was bis wann noch erledigt wird und von wem
• Unterschriften aller Beteiligten, für jede Seite ein Exemplar

Übergabe beim Einzug

Beim Einzug geht es vor allem darum, vorhandene Mängel festzuhalten: Kratzer im Parkett, Bohrlöcher, ein gesprungenes Waschbecken. Was hier fehlt, wird beim Auszug schnell dem Mieter zugerechnet. Für den Vermieter ist das Einzugsprotokoll die Grundlage, um beim Auszug Veränderungen überhaupt nachweisen zu können.

Fotos mit Datum ergänzen das Protokoll gut. Nummerieren Sie die Fotos und tragen Sie die Nummer beim jeweiligen Raum ein, dann ist die Zuordnung später eindeutig.

Übergabe beim Auszug: worauf Vermieter achten sollten

Beim Auszug wird die Wohnung mit dem Zustand beim Einzug verglichen. Normale Gebrauchsspuren nach jahrelangem Wohnen sind kein Schaden. Entscheidend sind Veränderungen, die darüber hinausgehen, und Arbeiten, zu denen sich der Mieter wirksam verpflichtet hat.

Wichtig ist die Frist: Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren nach § 548 BGB in sechs Monaten ab Rückgabe. Mängel sollten deshalb vollständig im Protokoll stehen, damit danach zügig gehandelt werden kann. Auch die Abrechnung der Kaution stützt sich auf das Auszugsprotokoll.

Zählerstände richtig festhalten

Für die nächste Betriebs- und Heizkostenabrechnung zählt der Stand am Übergabetag. Notieren Sie je Zähler die Art, die Zählernummer und den Stand, am besten mit Foto:

• Strom, bei Zweitarifzählern beide Werte
• Gas
• Wasser kalt und warm, oft mehrere Zähler in Bad und Küche
• Heizkostenverteiler an den Heizkörpern oder Wärmemengenzähler

Bei funkablesbaren Geräten genügt oft ein Hinweis, dass der Abrechnungsdienst einen Zwischenstand liefert.

Schlüssel im Wohnungsübergabeprotokoll

Der Schlüsselteil wird oft zu knapp ausgefüllt, etwa mit „3 Schlüssel“. Bei einer Schließanlage reicht das nicht: Wohnungsschlüssel, Haustür, Keller, Briefkasten und Garage können unterschiedliche Schlüssel mit unterschiedlichen Berechtigungen sein. Tragen Sie jeden Schlüssel mit Bezeichnung, eingeprägter Nummer und Anzahl ein.

Hat der Mieter Schlüssel nachmachen lassen, gehören auch diese zurück. Fehlt beim Auszug ein Schlüssel einer Schließanlage, muss geklärt werden, welche Türen betroffen sind. Was dann zu tun ist, steht auf der Seite Schlüssel verloren. Für Schlüsselübergaben ohne Wohnungswechsel, etwa an Handwerker, gibt es das eigene Schlüsselübergabeprotokoll.

Mängel so beschreiben, dass sie später eindeutig sind

„Wand verschmutzt“ hilft im Streitfall wenig. Besser ist eine Beschreibung mit Ort, Art und Größe: „Wohnzimmer, Wand links neben Tür, Kratzer ca. 20 cm, Höhe ca. 1 m“. Halten Sie außerdem fest, ob ein Mangel schon beim Einzug bestand und wer ihn beseitigt. Zusagen wie „Mieter streicht bis 15.11. die Küche“ gehören mit Frist in das Feld für Vereinbarungen.

Was gilt, wenn eine Seite nicht unterschreibt?

Unterschreibt eine Seite nicht, ist das Protokoll nicht wertlos, verliert aber an Beweiskraft. Hilfreich ist dann ein Zeuge, der die Begehung begleitet hat, und eine vollständige Fotodokumentation. Abweichende Ansichten, etwa ob ein Kratzer neu ist, können im Protokoll als strittig vermerkt werden, statt die Unterschrift ganz zu verweigern.